LIBROS OBLIGATORIOS

LIBROS OBLIGATORIOS

El Código de Comercio de Venezuela establece en su articulo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual emprenderá obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Además podrá llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones".

LIBRO DE INVENTARIO:

Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso según el articulo 33 del Código de Comercio de Venezuela.

CARACTERÍSTICAS DEL LIBRO DE INVENTARIO

1. Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado.


2. En su primera pagina deberá ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dará al libro el nombre de la empresa y el de su dueño, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el numero de folios o paginas que integran el libro y deberá quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los demás folios o paginas deberá quedar estampado el sello del tribunal.
   




3. El encabezamiento que consiste en señalar el numero del inventario. El Código de Comercio de Venezuela en su articulo 35 establece " Todo comerciante al comenzar su negocio y al final de cada ejercicio económico hará en el libro de inventario una descripción de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos". De acuerdo con este articulo el inventario de una empresa estará formado de la siguiente forma:

3.a.- Una relación exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relación del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios.

3.b.- Una relación de los efectos y cuentas por cobrar.

3.c.- Una relación de los bienes muebles e inmuebles.

3.d.- Una relación de la mercancía en existencia.

3.e.- Una relación de los otros activos que posea.

3.f.- Una relación exacta de sus deudas y obligaciones.

Estos inventarios deberán ser firmados por el contador y el dueño o persona autorizada de la empresa.

LIBRO DIARIO

Es un libro obligatorio llamado también libro de primera entrada ya que en el se registran por primera vez las operaciones mercantiles en estricto orden cronológico.

DESCRIPCIÓN DEL LIBRO DE DIARIO

1. Columna de la fecha: aquí anotaremos en primer lugar el año que se coloca una sola vez y encabeza la columna de la fecha en cada pagina. Luego se escribe el nombre del mes el cual no es necesario repetir sino cuando cambie. Seguidamente escribiremos el numero del día que siempre deberá escribirse aunque se repita.



2. Para separar un asiento de otro se utilizan números o letras


3. En la columna de cuenta-descripción escribiremos el nombre de la cuenta que se carga, la cual debe escribirse muy cerca de la columna de la fecha.


4. En la columna del debe se escribir el importe del o de los débitos de la o las cuentas que se cargan


5. En la columna del haber escribiremos el o los nombres de la o las cuentas que se abonan y debe escribirse mas hacia la derecha de la columna de la fecha.


6. En la columna del haber se escribe el importe en dinero de la o las cuentas que se abonan.


7. Después de hecho el abono escribiremos en forma breve pero clara la descripción de la operación.


8. En la columna de la referencia el cual es un medio de comunicacion entre el libro diario y el libro mayor y aquí escribiremos el numero de la pagina que corresponde a una determinada cuenta en el libro mayor.

RECOMENDACIONES PARA LA UTILIZACION DEL LIBRO DIARIO

1. Debe dejarse libre la ultima linea de cada pagina o folio para totalizar las columnas del debe y del haber. En esta linea colocaremos la palabra "VAN" en la columna de explicacion y en la siguiente pagina en la primera linea de la columna de la explicacion colocaremos la palabra "VIENEN" y el total del debe y haber de la pagina anterior.



2. En el libro diario no deben dejarse espacios en blanco. Si es notorio que una pagina esta finalizando y no nos alcanza para realizar otro asiento debemos inutilizar dichas lineas trazando una diagonal.


3. En el libro diario no debe rayarse ni tacharse. Si se formula algún asiento errado se deja así y se corrige mediante otro asiento.



4. Antes de asentar o registrar cualquier operación mercantil se debe analizar bien, con la finalidad de no cometer errores. Es importante hacer notar que toda operación mercantil debe estar avalada o respaldada por un documento original.

LIBRO MAYOR

Es otro de los libros obligatorios que debe llevar toda empresa. En el se agrupan todas las cuentas de activos, pasivos, capital, ingresos y egresos que son utilizados en una organizacion para llevar la contabilidad. El mayor variara de una empresa a otra y su forma y contenido va a depender del sistema contable utilizado.

PASES AL MAYOR

Consiste en transferir los asientos de diario, cuenta por cuenta al libro mayor, teniendo presente que las cuentas cargadas en el libro diario deben aparecer cargadas en el libro mayor y en igual forma las cuentas abonadas recordando a la vez de colocar la relación o referencia entre ambos libros.

CICLO CONTABLE

CICLO CONTABLE


Son una serie de pasos que deben seguir en una empresa para para cumplir con la finalidad basica de la contabilidad, como es el de suministrar la informacion contable para analizarla e interpretarla. Esta serie de pasos estan intimamente relacionados unos con otros y deben guardar una secuencia logica.

PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR CON EL PROCESO CONTABLE:

1. Registrar en el LIBRO DE INVENTARIO una relacion detallada de los bienes y obligaciones y el estado del patrimonio para esa fecha.



2. Verificar las operaciones mercantiles realizadas, valiendose de los documentos originales.



3. Registrar dichas operaciones en uno de los libros principales denominado LIBRO DIARIO O LIBRO DE PRIMERA ENTRADA, donde se hacen dichas anotaciones en estricto orden cronologico, es decir como suceden las operaciones.



4. Clasificar segun la naturaleza de la cuenta en el segundo libro obligatorio denominado LIBRO MAYOR. Aqui se agrupan y clasifican todas las cuentas por separado y se determina su saldo.



5. Realizar BALANCE DE COMPROBACION, que es la verificacion matematica de los registros que hemos realizado en el LIBRO MAYOR .



6. Analizar las cuentas que conforman EL BALANCE DE COMPROBACION, para tratar que cada una de ellas exprese su verdadero valor, a este paso se le denomina ajustes y correciones.
7. Antes de preparar los estados financieros es conveniente pero no obligatorio preparar un borrador contable denominado HOJA DE TRABAJO (en nuestros dias ya no es utilizada, debido a que contamos con paquetes de contabilidad que facilitan el trabajo), donde vaciaremos el ultimo balance de comprobacion y los ajustes para asi determinar la utilidad o perdida del ejercicio o periodo contable .
8. Tomando como base la HOJA DE TRABAJO se procede a preparar los estados financieros: GANANCIAS Y PERDIDAS: que es una relacion de las cuentas nominales y BALANCE GENERAL: que es una relacion de cuentas reales, cuentas de evaluacion y cuentas de orden.
9. Finalizado el periodo contable se procede a cancelar las cuentas nominales para traspasar e la utilidad o perdida del ejercicio a la cuenta capital. Este paso recibe el nombre de asientos de cierre.

10. Al finalizar con el paso nueve comienza un nuevo ciclo contable

TEORIA DEL CARGO Y ABONO

TEORIA DEL CARGO Y ABONO

Se fundamenta en la ecuacion del patrimonio y en ella se determinara que toda operacion comercial o hecho contable conlleva un intercambio de valores en sentido contrario, toda operacion debe ser registrada de tal manera que afecte por lo menos dos cuentas y que los cargos y los abonos sean por importes iguales.

La teoria del cargo y del abono tambien llamado teoria de la partida doble es en la que nos basamos en Venezuela para el registro de las operaciones contables. El articulo 34 del codigo de comercio de Vzla. establece "Que se debe expresar claramente quien es el deudor y quien el acreedor en cada operacion".

El debe de una cuenta sisgnifica:

• Algun bien que entra en la Empresa
• El pago de una deuda por la Empresa
• Un costo
• Un gasto
• Una perdida
• Una deuda a favor de la Empresa

El haber de una cuenta significa:

• La salida de un activo
• El cobro de una deuda
• Un ingreso
• El reembolso de un gasto
• Alguna Ganancia
• Contraer una deuda.